Online účtovníctvo je pojem, ktorý vstupuje do sveta tzv. externého vedenia účtovníctva. Odbúrava alebo redukuje potrebu fyzického kontaktu medzi klientom a poskytovateľom účtovných služieb na minimum. Online účtovníctvo skracuje vzdialenosti a vytvára tak nové pracovné príležitosti, najmä v regiónoch s vyššou mierou nezamestnanosti.
Vývoj v oblasti technológií a súčasne šíriaca sa nákaza z titulu rôznych vládnych opatrení na zamedzenie šírenia sa ochorenia COVID-19, ovplyvňujú aj oblasti spojené so zaužívanými formami spracovania a vedenia účtovníctva. Mnohé aktivity, ktoré nevyžadujú bezprostredný kontakt, sa tak presúvajú do roviny elektronickej komunikácie. Celá spoločnosť sa učí komunikovať jednoduchšie a efektívnejšie. Učíme sa pritom využívať všetky dostupné technologické a informačné prostriedky. Média, internet a profesionalizácia v elektronickej komunikácii sa tak stávajú nielen našou každodennou súčasťou v domácnostiach, ale s ešte väčšou intenzitou v profesionálnom a pracovnom živote.
Inak tomu nie je ani v tak bežnej oblasti akou je administratíva a konkrétne rovina spracovania účtovných a obchodných agénd. Moderné technológie a aplikácie odstraňujú alebo potláčajú potrebu fyzického kontaktu a neraz až prevratným spôsobom menia pohľady na klasické účtovno-administratívne postupy. V uplynulých rokoch túto oblasť výrazne ovplyvnilo zavedenie elektronických pokladníc s prepojením na finančnú správu. Konečný efekt ich zavedenia má pre podnikateľské subjekty aj významný ekonomický prínos. Od fyzických účtovných dokladov sa účtovníctvo pozvoľna presúva, do roviny elektronického spracovania účtovných dát. Zjednodušujú sa procesy zberu údajov, postupy, menia sa formy ich spracovania a pod. Zvyšuje sa prínos – efekt nových možností s prepojením na manažment a automatizované výkonné procesy. Nakoniec, v nejednom prípade, dochádza aj k výraznej redukcii nákladov, ušetrením pracovných síl profesionalizáciou tejto administratívnej činnosti.
Toto je len zopár výhod, ktoré online účtovníctvo prináša. Naša firma Finoffice s.r.o. zavádza nové spôsoby spracovania a vedenia online účtovníctva, založené na definícii umiestnenia účtovného servera. Tento spôsob jeho umiestnenia sa realizuje na základe požiadaviek a potrieb klienta – podnikateľského subjektu. V princípe rozlišujeme tri spôsoby. Účtovný server môže byť už tradične umiestnený u klienta, môže byť umiestnený u poskytovateľa účtovných služieb, alebo môže byť uložený, ako claudové úložisko dostupné na internete. Poskytovateľom tohto úložiska je najčastejšie aj prevádzkovateľ internetového aplikačného softvéru. Všetko ostatné je vecou technicko-informačného zabezpečenia prístupov pre všetky zúčastnené strany, minimálne teda pre klienta a jeho pracovníkov a pre poskytovateľa účtovných služieb a jeho účtovno-administratívny personál.
Naše účtovno-administratívne systémy, ktoré využívame pri spracovaní účtovníctva a miezd sú založené na rokmi overenej aplikácii MK SOFT so širokým uplatnením od najjednoduchších potrieb po tie najzložitejšie. Pre menšie podnikateľské subjekty využívame internetovú platformu PROFIT 365 a pre komplexnejšie spracovanie účtovníctva, miezd a administratívy tiež aplikáciu od spoločnosti HUMANET. Každý jeden z uvedených systémov má svoje pozitíva, ale aj obmedzenia. Rozhodujúcim faktorom, pre ten ktorý systém, je predovšetkým rozsah účtovnej agendy, požiadavka klienta na rýchlosť spracovania údajov, počet pracovníkov vstupujúcich do systému, modifikácia účtovných celkov, ako sú elektronické pokladne, platobné systémy a elektronický obchod – E-schop. Vedľajšími faktormi sú aj iné požiadavky na administratívno-manažérske aplikácie, či samotná výška rozpočtu.
